Servicio al ciudadano

 TRÁMITES:

Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el estado que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley.

Se inicia cuando el ciudadano presenta una solicitud, petición verbal o escrita y finaliza cuando la Corporación da respuesta, aceptando o denegando ésta solicitud, y haciéndola llegar al destinatario.

  1. Presentación de Proyectos de Acuerdo: se reciben en ventanilla la presidenta escoge el ponente y la secretaria general lo repartirá dentro de los 2 días siguientes a la comisión correspondiente y al ponente designado, para surtir el primer debate. Dentro de los 3 días hábiles posteriores a su aprobación en la comisión, será sometido a la plenaria de la comisión.

En caso de no ser aprobado en primer debate, se puede volver a presentar (ver  Reglamento Interno título III capítulo I, artículo Ciento tres) en la sección Concejo de ésta página web)

*En caso de no ser aprobado el proyecto, se archiva (artículo 109)

Parágrafo 3º del reglamento Interno: En cumplimiento del precepto contenido en el artículo 77 de la ley 136 de 1994, toda persona natural o jurídica podrá presentar observaciones escritas sobre cualquier proyecto de acuerdo, cuyo estudio o examen se esté adelantando en una o varias de las comisiones permanentes, previa fijación de día, hora y duración de las intervenciones por la Mesa Directiva. Las mismas serán publicadas oportunamente en la gaceta del Concejo

  1. Autenticación de Acuerdos

La autenticación de acuerdos se hace especificando en la solicitud lo que requiere.  Su trámite dura 5 días hábiles

  1. Autenticación de Actas: La autenticación de Actas se hace especificando en la solicitud lo que requiere. Su trámite dura 5 días hábiles
  2. Solicitud de audio de comisiones y/o plenarias: el ciudadano presenta la solicitud y su trámite demora 5 días hábiles.

  1. Respuesta a Solicitudes El trámite demora 10 días hábiles

  1. Recepción de documentos para Licitaciones: se debe entregar a ventanilla única las propuestas y esta a su vez las hace llegar a Secretaría General

  1. Expedición de certificaciones: (ingresos y retenciones-paz y salvo por retiro-certificado o constancias laborales-)

Constancias Laborales: Se hace la solicitud en la Secretaria General si es de tipo laboral y si es para créditos en el área financiera, en cualquier fecha del año.

Este trámite tiene costo, ya que se debe comprar una estampilla en rentas municipales cuyo costo es de $5.000.oo

Certificado de retenciones a proveedores: Se radica la solicitud en la ventanilla única y se envían a la Dirección financiera para su expedición. No tiene costo.

Las certificaciones  se entregan dentro de los 5 días hábiles siguientes a la solicitud.

  1. Asignación de una audiencia o entrevista: Se recibe la solicitud por Ventanilla Única y se dá respuesta dentro de los son 8 días hábiles siguientes

SERVICIOS:

Son un conjunto de actividades que agregan valor para satisfacer las necesidades de los usuarios. Dentro de la política de buen gobierno, el uso de las nuevas tecnologías, pretende optimizar los trámites y servicios en la administración.

  1. Ventanilla Única

Para dar cumplimiento a la ley de Archivo,  que contempla que las entidades deben establecer  la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y así tener una mayor eficiencia en términos de productividad, el Concejo resolvió instalar la Ventanilla Única y la Oficina de Archivo y Correspondencia, según acuerdo 08 de 2011.

Horario de Atención De Lunes a Viernes de 8 a 11.30 am y 2 a 5.30 pm

Nota: si por alguna razón se presentan cambios en el horario, se debe colocar un aviso visible al público

 

Procedimiento para la recepción de documentos

  • Todas las comunicaciones oficiales y demás documentos que lleguen a la Corporación Concejo Distrital de Buenaventura deben ingresar por la Ventanilla Única para su respectiva radicación.
  • Las comunicaciones oficiales y demás documentos que ingresen al Concejo Distrital serán revisadas por el servidor público responsable de la Ventanilla Única, quien verificará los anexos, el destinatario, los datos del remitente y dirección donde debe ser enviada la respuesta. Cumpliendo lo anterior, se procederá a la radicación del mismo.
  • Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar al servidor público competente, quien determinará las acciones a seguir.
  • Cuando los documentos entregados en la Ventanilla Única tengan carácter reservado de conformidad con la Ley, o de confidencialidad, la oficina de archivo y correspondencia comunicará esta situación al destinatario y dejará la anotación en el formato radicador.
  • En caso de advertirse cualquier situación irregular o extraña en el documento o paquete que pueda poner en riesgo la seguridad o integridad de las personas encargadas de la recepción de los documentos, la oficina de archivo y correspondencia comunicará al destinatario tal situación y dará aviso a las autoridades respectivas.
  • El Concejo Distrital de Buenaventura podrá adoptar el uso de tecnologías que permitan registrar la imagen de las personas que realizan el proceso de radicación de los documentos, e incorporará un plan de capacitación para los servidores públicos responsables de la Ventanilla Única y de la recepción de documentos.
  • La correspondencia que llegue a la Corporación a título personal citando o no el cargo del funcionario, no generará ningún tipo de trámite.
  • Se exceptúan del ingreso por Ventanilla Única aquellos documentos que por disposición legal o reglamentaria deben ser radicados en la Secretaría General del Concejo Distrital.
  • Los derechos de petición serán remitidos el mismo día de su radicación al servidor público a quien estén dirigidos. Los que estén dirigidos a la presidencia del Concejo se entregarán a la Oficina Jurídica. Los documentos provenientes de las autoridades judiciales serán remitidos el mismo día de su radicación a la Oficina Jurídica del Concejo Distrital. Los demás derechos de petición dirigidos al Concejo Distrital sin especificar servidor público, serán remitidos a la Secretaría General quien definirá el servidor público competente para dar respuesta.
  • La Secretaría General y la Oficina de Archivo y Correspondencia establecerán un registro único de derechos de petición que permita el seguimiento y control a los términos legales para dar respuesta.

Para Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, se realiza a través de este formulario: 

(Enlazar el documento)

Mayores informes

Concejo Distrital de Buenaventura

Oficina de Archivo y Correspondencia
email:archivoycorrespondencia@concejobuenaventura.gov.co

Teléfono: 2400234- 2400235

www.concejobuenaventura.gov.co

  1. Consulta de Documentos (Acuerdos, actas, resoluciones, proposiciones, informes de gestión o rendición de cuentas)

El ciudadano presenta la solicitud  y se le facilitan los documentos de acuerdo a los dias hábiles especificados en el reglamento interno

  1. Préstamo de salón: El ciudadano presenta la solicitud y se le dá respuesta en un término no mayor a 5 días hábiles por parte de la Presidencia.

  1. Servicios relacionados con el trabajo (certificados, historias laborales, acto administrativo, nombramiento, derechos de petición: bono pensional): Se solicitan en la Dirección Administrativa -Talento Humano; se da respuesta en 15 días.